Es kann manchmal eine Herausforderung sein, E-Mails mit Anhängen und Links zu versenden. Bevor du auf den Absenden-Button drückst, schauen wir uns ein paar einfache Techniken an, um sicherzustellen, dass alles so funktioniert, wie es sollte.
Überprüfe die Größe der Anhänge
Zuallererst solltest du die Größe deiner Anhänge messen. E-Mail-Anbieter legen in der Regel Größenbeschränkungen für Anhänge fest, die zwischen 10 und 25 MB liegen. Wenn deine Datei zu groß ist, kann es zu Verzögerungen oder Problemen kommen.
Dies kannst du verhindern, indem du deine Datei in kleinere Teile aufteilst, sie komprimierst oder einen Link statt eines großen Anhangs über Dienste wie Dropbox oder Google Drive teilst.
Bestätigen, dass das Dateiformat funktioniert
Es ist eine gute Idee, das Dateiformat zu überprüfen, nachdem du seine Größe bestätigt hast, um sicherzustellen, dass die Software oder das Gerät des Empfängers es öffnen kann.
Verschiedene Formate, wie einfacher Text, HTML oder PDF, können die visuelle Attraktivität deiner Informationen erhalten.
Wenn du dir nicht sicher bist, welches Format du verwenden sollst, kannst du entweder ein gängiges Format wie PDF verwenden oder herausfinden, was der Empfänger bevorzugt.
Überprüfe deine Verbindungen
Um sicherzustellen, dass deine Links richtig funktionieren, musst du sie testen. Links, die gefährlich oder kaputt sind, können zu Verwirrung oder Sicherheitsproblemen führen. Überprüfe, ob jeder Link richtig geladen wird, auf die richtige Stelle verweist und sicher ist, indem du ihn anklickst.
Du kannst deine Links mit Hilfe von Programmen wie Link Checker auf Fehler überprüfen.
Pflege sachdienliche Links
Das Wichtigste ist die Relevanz. Die Links sollten für die Zielgruppe und das Ziel deiner E-Mail geeignet sein. Ungenaue oder irrelevante Links können deinem Ruf schaden und die Zeit des Empfängers in Anspruch nehmen.
Achte darauf, dass die Links in deiner E-Mail mit dem Betreff, dem Stil und dem Inhalt übereinstimmen.
Überprüfe die Namen der Links und Anhänge
Überprüfe die Namen deiner Links und Anhänge, bevor du etwas versendest. Die besten Titel sind die, aus denen klar hervorgeht, worum es in dem Material geht. Zu vage Namen können die Leute verwirren oder Spamfilter auslösen.
Verwendet die passende Erweiterung für die Art der Datei oder des Links; verwendet keine Leerzeichen oder andere Sonderzeichen, da diese zu Problemen führen können.
Zusammenfassung
Du kannst sicherstellen, dass deine E-Mail-Anhänge und Links richtig funktionieren, wenn du diese Anweisungen befolgst. Wenn du dir die Zeit nimmst, diese Informationen zu überprüfen, kann das einen großen Einfluss darauf haben, wie andere Menschen deine E-Mails lesen.
Was hältst du von diesen Hinweisen?
Welche anderen Tipps hast du, um E-Mails einfach zu versenden?
