Es ist wichtig, die Personen zu verstehen, die an den Qualitätsprüfungen teilnehmen. Diese Personen werden als Stakeholder bezeichnet und können Vorgesetzte, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Aufsichtsbehörden oder Prüfer sein.
Die Kenntnis ihrer individuellen Erwartungen an das Audit ist entscheidend für dessen Wirksamkeit.
Die Verwendung von Instrumenten wie Stakeholder-Analysen, Umfragen, Interviews oder Workshops ist eine Methode, um herauszufinden, was die Stakeholder wünschen. Diese Techniken helfen dir dabei, ihre Anforderungen, Ängste und Vorlieben zu verstehen.
Abgleich des Prüfungsplans mit den Anforderungen der Stakeholder
Es ist wichtig sicherzustellen, dass deine Prüfungsstrategie die Erwartungen deiner Stakeholder erfüllt, nachdem du sie identifiziert hast.
Dazu gehört die Erstellung eines Plans, der die Methodik der Prüfung, die einzusetzenden Ressourcen, den Zeitplan und die Ergebnisse am Ende der Prüfung enthält.
Ebenso wichtig ist es, Kommunikationskanäle einzurichten, die Zuständigkeiten der einzelnen Personen festzulegen und die Zustimmung der wichtigsten Akteure zur Strategie einzuholen.
Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Beteiligten ist notwendig, um deinen Prüfungsplan auf ihre Erwartungen abzustimmen.
Du kannst sicherstellen, dass die Prüfungsziele und der Prüfungsumfang den Anforderungen der Beteiligten entsprechen, indem du sie in die Planungsphase einbeziehst und ihre Meinung einholst.
Wenn du alle Beteiligten auf dem Laufenden hältst und mit ihnen kommunizierst, hilft das oft bei der Lösung von Problemen, die während der Prüfung auftreten können.
Die Bedeutung von Ehrlichkeit im Umgang mit Interessengruppen
Um die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen, muss man ihnen gegenüber offen und ehrlich sein. Der Aufbau von Vertrauen wird durch den transparenten und objektiven Austausch von positiven und negativen Ergebnissen unterstützt.
Es ist wichtig, die Erwartungen zu kontrollieren, indem du die Möglichkeiten und Grenzen der Prüfung darlegst und von vornherein angemessene Ziele festlegst.
Die Transparenz des Prüfungsprozesses trägt zu Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei. Die Beteiligten können darauf vertrauen, dass die Prüfung fair abläuft, wenn sie wissen, was während des Prozesses geschieht, und über alle Hindernisse informiert sind.
Die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation erleichtert es den Beteiligten auch, die Fortschritte und Ergebnisse der Prüfung zu verstehen.
Beteiligte auf effiziente Weise in Audits einbeziehen
Während der Prüfung können sich Dinge ändern oder Probleme auftreten, die sich auf den Plan oder die Ergebnisse auswirken. Es ist wichtig, diese Änderungen zu überwachen, ihre Auswirkungen auf die Prüfung zu bewerten und häufige Treffen mit den Interessengruppen abzuhalten.
Zu einem guten Stakeholder-Management gehört es, die Beteiligten in die Entscheidungsfindung einzubeziehen, sie auf dem Laufenden zu halten und gemeinsam an der Lösung von Problemen zu arbeiten.
Die frühzeitige Einbeziehung der Interessengruppen in den Prüfungsprozess fördert eine bessere Teamarbeit und stellt sicher, dass ihre Forderungen jederzeit berücksichtigt werden.
Indem sie informiert und in die Entscheidungsfindung einbezogen werden, haben alle das Gefühl, Teil der Prüfung zu sein.
In der Prüfungsgemeinschaft werden durch diese Art der Einbindung die Bindungen gestärkt und die Ehrlichkeit gefördert.
Zusammenfassend
Bei der Qualitätsprüfung geht es darum, die Erwartungen der Interessengruppen zu verstehen, zu koordinieren, mit ihnen zu kommunizieren und ihnen gegenüber offen zu sein.
Durch eine klare Kommunikation, die aktive Einbindung der Stakeholder und die Wahrung der Integrität während der gesamten Prüfung kannst du Vertrauen schaffen, positive Beziehungen zu den Stakeholdern aufbauen und die Prüfungsabläufe verbessern.
Ein effektives Stakeholder-Management verbessert nicht nur die Prüfungsqualität, sondern fördert auch nachhaltige Praktiken und die kontinuierliche Weiterentwicklung von Prüfungstechniken.
