Eine Beschaffungsprüfung kann effizienter und effektiver dokumentiert und berichtet werden, wenn bestimmte grundlegende Standards eingehalten werden.
Eine klare Definition des Prüfungsumfangs und der Prüfungsziele ist unerlässlich, bevor mit der eigentlichen Prüfung begonnen wird.
Es ist wichtig, die Ziele und den Umfang im Voraus festzulegen, damit alle Beteiligten wissen, was geprüft werden soll und was zu tun ist.
Ein methodischer und einheitlicher Ansatz für die Prüfung
Ein weiterer entscheidender Schritt ist die Anwendung eines einheitlichen und gut organisierten Prüfungsansatzes.
Während des Prüfungsprozesses wird nichts Wesentliches übersehen, wenn jeder Schritt des Prozesses nach einer klaren Strategie abläuft.
Aufzeichnung der Audit-Schlussfolgerungen und Vorschläge
Nun können wir die Aufzeichnung der Auditergebnisse und Vorschläge besprechen.
Wichtige Bestandteile dieser Phase sind die ordnungsgemäße Dokumentation der Ergebnisse mit unterstützenden Daten und das Anbieten von praktischen Vorschlägen, die auf fundierten Beweisen basieren.
Die Übergabe des Bewertungsberichts
Der nächste Schritt nach Abschluss der Prüfung ist die Präsentation des Prüfungsberichts vor den entsprechenden Interessengruppen.
Der Bericht sollte die Wichtigkeit und Bedeutung der Schlussfolgerungen und Vorschläge hervorheben und gleichzeitig klar, prägnant und zielgruppengerecht sein.
Input einholen und ständig verbessern
Die Präsentation des Auditberichts ist nur der erste Schritt im Prozess.
Der Input der Interessengruppen sollte eingeholt und in die nachfolgenden Audits einbezogen werden, um die Verfahren zu verfeinern und die Relevanz und Richtigkeit der Ergebnisse zu gewährleisten.
Zusammenfassung
Eine klare Festlegung des Umfangs und der Ziele, die Einhaltung einer einheitlichen Methodik, eine umfassende Dokumentation der Ergebnisse und Vorschläge, eine maßgeschneiderte Präsentation für die Interessengruppen und eine kontinuierliche Weiterentwicklung durch Feedback sind für eine wirksame Aufzeichnung und Berichterstattung von Beschaffungsaudits notwendig.
